(1) 法令上の根拠(法的根拠)
(2) 歴史的価値の程度(記録)
(3) 実務への利用程度(利用度)
(4) 再度つくることができるかどうか、またその費用(再生度)
(5) 書庫のスペース(保存スペース)
(6) 使用機器(機器)
以上を総合的に考慮して決める。 |
| 保存年限 | 文書名等 |
| 永年保存 | (1) 町議会に関する文書(議決書、議事録等)
(2) 条例、規則、訓令等、公示、告示
(3) 町の沿革に関する重要な文書
(4) 町広報
(5) 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類及び履歴書
(6) 退職年金、遺族年金及び恩給に関する文書
(7) 叙位、叙勲及び褒章等に関する文書
(8) 不服の申立、審査の請求
(9) 調査及び統計で特に重要なもの
(10) 台帳、帳簿等で特に重要なもの
(11) 財産及び地方債に関する文書
(12) 租税、その他公課に関する特に重要な文書
(13) 文書保存台帳(文書保存目録、ファイル基準表)
(14) 工事関係書類で特に重要なもの
(15) 歳入、歳出決算書
(16) 学校設置、廃止に関する文書
(17) 町道設定、用地買収に関する文書
(18) 町の廃置分合、境界変更及び字名改称、区域変更に関する文書
(19) その他10年を超えて保存する必要がある文書 |
| 10年保存 | (1) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書
(2) 認可、許可又は契約に関するもの(法律関係が5年を超える文書)
(3) 台帳、帳簿等で重要なもの
(4) 寄附、受納に関する重要なもの
(5) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの
(6) 請願、陳情及び諮問に関する文書で重要なもの
(7) 行政処分に関する文書で重要なもの
(8) 調査及び統計で重要なもの
(9) 工事関係書類で重要なもの
(10) その他10年保存を必要とする文書(国庫補助事業等) |
| 7年保存 | (1) 租税、その他公課に関するもの
(2) その他7年保存を必要とする文書 |
| 5年保存 | (1) 会計関係の証拠文書
(2) 給与の支給に関する文書
(3) 出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの
(4) 会計年度任用職員の任用に関する文書
(5) 調査、統計に関するもの
(6) 工事に関するもの
(7) その他5年保存を必要とする文書(県費補助事業等) |
| 3年保存 | (1) 軽易な諸届、往復文書等で3年又は1年以上の保存を必要とするもの
(2) 出納に関する文書
(3) 証明交付申請書等
(4) その他3年保存を必要とする文書(単独事業等) |
| 1年保存 | (1) 軽易な照会往復文書、供覧文書、その他事務事業の執行に付随する文書
(2) 軽易な文書で翌年度において参考となる文書 |
| ※ 上記の規定に関わらず、法令等に定めがある保存年限については、それに従うものとする。 |