○粕屋町個人情報、個人番号及び特定個人情報の管理に関する規程
(平成28年2月29日規程第2号)
改正
平成28年3月31日規程第10号
平成29年3月31日規程第2号
令和4年6月16日規程第7号
令和5年3月31日規程第4号
第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)その他の関係法令、条例、規則等に定めるもののほか、粕屋町(以下「町」という。)が取り扱う個人情報、個人番号及び特定個人情報の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　実施機関　粕屋町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年粕屋町条例第20号)第2条第1項に規定するものをいう。
(2)　部　粕屋町部設置条例(平成22年粕屋町条例第7号)第2条に規定する部及び地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第17条に基づく教育委員会事務局をいう。
(3)　部長　前号に掲げる部の長をいう。ただし、教育委員会事務局にあっては、粕屋町教育委員会事務局組織及び事務処理に関する規則(昭和50年教育委員会規則第15号)第4条に規定する次長をいう。
(4)　課　粕屋町行政組織規則(平成22年粕屋町規則第11号)第2条及び第4条に規定する課、粕屋町教育委員会事務局組織及び事務処理に関する規則第2条に規定する課等をいう。
(5)　課長　前号に掲げる課等の長をいう。ただし、学校給食共同調理場にあっては所長をいう。
(6)　個人情報　個人情報保護法第2条第1項に規定するものであって、町が取り扱うものをいう。
(7)　特定個人情報等　番号法第2条第5項に規定する個人番号及び特定個人情報であって、町が取り扱うものをいう。
(8)　個人情報等　個人情報及び特定個人情報等であって、町が取り扱うものをいう。
(9)　取扱区域　特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
(10)　管理区域　特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域及び保護管理者が安全管理のために必要と認めて設定する区域をいう。
(11)　情報漏えい等　個人情報等の漏えい、滅失、毀損等をいう。
2　前項に規定するもののほか、この規程において使用する用語の意義は、番号法及び個人情報保護法で使用する用語の例による。
第2章　管理体制
(総括保護責任者)
第3条　個人情報等に係る総合的な安全管理措置を行うため、総括保護責任者を置く。
2　総括保護責任者は、個人情報等の管理に関する事務を総括するものとする。
3　総括保護責任者は、副町長をもって充てる。
(総括保護管理者)
第4条　総括保護責任者を補佐するため、総括保護管理者を置く。
2　総括保護管理者は、前項に規定する補佐をするほか、次に掲げる事項を所掌する。
(1)　個人情報等の安全管理に関する教育及び訓練並びに研修の企画及び実施に関すること。
(2)　個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3)　個人情報等の安全管理措置の状況についての監査及び監督に関すること。
(4)　個人情報等の安全管理措置についての指示、指導及び助言に関すること。
(5)　その他町における個人情報等の安全管理措置に関すること。
3　総括保護管理者は、総務部長をもって充てる。
(副総括保護管理者)
第5条　総括保護管理者を補佐し、前条第2項各号に掲げる事項を実施するため、副総括保護管理者を置く。
2　副総括保護管理者は、総務部総務課長をもって充てる。
(部局等保護管理者)
第6条　部に部局等保護管理者を置く。
2　部局等保護管理者は、総括保護管理者の指示に従い、当該部局等における個人情報等の管理に関する事務の運営につき監督を行う。
3　部局等保護管理者は、部長又はこれに代わる者をもって充てる。
(個人情報等の適正な管理及び保護のための委員会)
第7条　総括保護責任者及び総括保護管理者は、個人情報等の管理及び保護に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。
(保護管理者)
第8条　課に保護管理者を置く。
2　保護管理者は、所管する課における個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。
(1)　特定個人情報等の利用申請の承認及び記録等の管理
(2)　取扱区域及び管理区域の設定
(3)　特定個人情報等の取扱及び権限についての設定及び変更の管理
(4)　個人情報等の安全管理に関する教育、訓練及び研修についての企画及び実施
(5)　個人情報等の取扱状況の把握
(6)　第37条第1項から第4項までに規定する報告並びに措置に関する組織体制及び手順の整備
(7)　委託先における個人情報等の取扱状況等の監督
(8)　その他個人情報等の安全管理措置に関する事務
3　前項の規定にかかわらず、同一の個人情報等を複数の課において管理する場合、当該課における保護管理者は互いに連携し、個人情報等に関する安全管理措置を行うとともに、各課における任務を分担し、及び責任を明確にするものとする。
4　保護管理者は、総括保護管理者又は副総括保護管理者から個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合、これに従わなければならない。
5　保護管理者は、課長又はこれに代わるものをもって充て、町長が保有する個人情報の保護等に関する規則(令和5年粕屋町規則第15号)第26条に規定する個人情報保護責任者を兼ねるものとする。
(副保護管理者)
第9条　保護管理者を補佐するため、課に副保護管理者を置くことができる。
2　副保護管理者は、保護管理者の指示に従い、当該課における個人情報等の管理に関する事務を担当する。
3　副保護管理者は、課の主幹又は係長の中から課長が指名する者をもって充てる。
(事務取扱担当者)
第10条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。
2　事務取扱担当者は、課の特定個人情報等の安全管理措置を講ずるため、番号法、個人情報保護法その他の関係法令、条例、規則等(この規程及びその他の庁内規程を含む。)並びに総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者の指示した事項(以下「法令等事項」という。)に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
(職員の責務)
第11条　職員は、法令等事項に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
第3章　教育研修
(個人情報等保護の研修)
第12条　総括保護管理者は、部局等保護管理者及び保護管理者に対し、部又は課における個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行う。
2　総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行う。
3　総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、情報システムの管理、運用及び情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修、事故障害時等の対応訓練を行う。
(研修参加機会の付与)
第13条　保護管理者は、課の職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章　個人情報等の取扱い
(アクセスの制限)
第14条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等にアクセス(情報を入手し、利用する行為をいう。以下同じ。)する権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限らなければならない。
2　保護管理者は、職員に対して、個人情報等にアクセスする権限を付与する場合であっても、業務上必要な最小限度の個人情報等のみにアクセスを許可する対策を講じなければならない。
3　職員は、個人情報等にアクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で当該個人情報等にアクセスしてはならない。
4　アクセスする権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスをしてはならない。
(複製等の制限)
第15条　職員は、情報漏えい等の事案の発生を防止するため、次に掲げる行為をしてはならない。
(1)　個人情報等の複製
(2)　個人情報等の送信
(3)　個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4)　その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
2　前項の規定にかかわらず、職員は、業務上の目的であって、かつ、保護管理者が許可した場合に限り、同項に掲げる行為を行うことができる。
(誤りの訂正等)
第16条　職員は、個人情報等の内容に誤りを発見した場合は、保護管理者の指示に従って訂正等を行い、個人情報等を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
(媒体の管理等)
第17条　職員は、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に厳重に保管、施錠等を行うとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫その他災害の耐性に優れた場所への保管、施錠等を行わなければならない。
2　職員は、個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第17条の2　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第18条　職員は、個人情報等が記録されている媒体(情報機器に内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第19条　保護管理者は、個人情報の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、台帳等を整備し、当該個人情報の利用、保管、廃棄等の取扱いの状況について記録しなければならない。
2　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第20条　職員は、番号法及び粕屋町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年粕屋町条例第28号。以下「番号条例」という。)に定める場合を除き、個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第21条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法、個人情報保護法又は番号条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第22条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法、個人情報保護法又は番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第23条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第24条　保護管理者は、取扱区域を明確にし、必要に応じて物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第5章　情報システムにおける安全の確保
(安全の確保等)
第25条　情報システムを運用及び管理する部の部局等保護管理者は、当該情報システムにおける安全を確保するため、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、必要な措置を講ずるものとする。
2　情報システムにおける端末を利用する課の保護管理者は、当該情報システムの端末における安全を確保するため、必要な措置を講ずるものとする。
3　情報システムにおける端末を利用する職員は、保護管理者の指示に従い、当該情報システムにおける端末の管理について必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第26条　職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行うものとする。
(第三者の閲覧防止)
第27条　職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(セキュリティポリシーの遵守)
第28条　職員は、この章に規定するもののほか、情報システムの利用に当たっては、粕屋町セキュリティポリシーの内容を十分に理解し、遵守しなければならない。
第6章　管理区域等の安全管理
(管理区域)
第29条　部局等保護管理者及び保護管理者は、管理区域を明確に設定しなければならない。
2　部局等保護管理者及び保護管理者は、管理区域のうち特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の情報システムを設置する区域(以下「指定管理区域」という。)について、この章に規定する安全管理のための措置を講ずるものとする。
3　保護管理者は、指定管理区域以外の管理区域については、可能な限り前項の規定に準じて安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。
(入退管理)
第30条　保護管理者は、指定管理区域の入退管理について、次に掲げる措置を講じなければならない。個人情報等を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても、同様とする。
(1)　指定管理区域に立ち入る権限を有する者の指定
(2)　入退する者の用件の確認
(3)　入退に関する記録
(4)　部外者(第1号に規定する者以外の者をいう。以下同じ。)についての識別化
(5)　部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視
(6)　外部電磁的記録媒体及び情報機器の持込み、利用及び持出しの制限又は検査
(7)　その他必要な措置
2　保護管理者は、必要があると認めるときは、指定管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3　保護管理者は、指定管理区域及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定その他入退管理のために必要な措置を講ずるものとする。
(指定管理区域の管理)
第31条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、指定管理区域に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2　保護管理者は、災害等に備え、指定管理区域に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(取扱区域の管理)
第32条　保護管理者は、取扱区域において、情報漏えい等を防止するために次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1)　区域への部外者の立入りの原則禁止又は部外者が立ち入る場合の職員の立会い
(2)　個人情報等の部外者による閲覧、のぞき見等を防止する環境の設営
(3)　個人情報等を取扱う機器、媒体又は書籍等の施錠保管等の管理
(4)　その他必要な措置
第7章　個人情報等の提供
(個人情報の提供)
第33条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき町以外のものに個人情報を提供する場合は、原則として次に掲げる事項を行わなければならない。
(1)　次に掲げる事項を記載した書面を提供先と取り交わすこと。
ア　提供先での利用目的
イ　利用する業務の根拠法令
ウ　利用に関する記録の範囲及び項目
エ　利用形態
オ　その他保護管理者が必要と認める事項
(2)　提供先への安全管理措置の要求
2　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき町以外のものに個人情報を提供する場合は、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき町以外のものに個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4　保護管理者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
第8章　個人情報等取扱業務の委託
(業務の委託契約)
第34条　町は、個人情報等の取扱いに係る業務(以下「個人情報等取扱業務」という。)について外部に委託する場合は、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、適切に選定を行わなければならない。
2　保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合は、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1)　個人情報等に関する秘密保持、事務所内からの持出し禁止、目的外利用の禁止等の義務
(2)　再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3)　個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4)　個人情報の安全管理措置に関する事項
(5)　情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6)　委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8)　従業者に対する監督及び教育に関する事項
(9)　契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する事項
(10)　特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化に関する事項
(11)　委託者が委託先に対して行う実地の調査に関する事項
3　個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4　保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合は、当該委託先において、番号法及び個人情報保護法に基づき実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
5　個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6　個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(委託先の監督)
第35条　保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合は、委託する個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、年に1回以上委託先における個人情報等の管理状況を確認するものとする。
2　保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合は、当該委託先において、実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(再委託先の監督)
第36条　保護管理者は、個人情報等取扱業務の委託先において、当該業務が再委託される場合には、当該委託先に第34条の措置を講じさせるとともに、再委託される個人情報等取扱業務の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、自らが、又は委託先を通じて前条の規定により確認及び監督を行わなければならない。
2　町は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託先において、当該業務が再委託される場合は、当該業務において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
第9章　安全確保上の問題への対応
(事案の報告)
第37条　職員は、次に掲げる場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
(1)　情報漏えい等の発生又は兆候を把握した場合
(2)　その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合
2　事務取扱担当者は、取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
3　保護管理者は、前2項の規定により報告を受けた場合は、直ちに副総括保護管理者及び部局等保護管理者に当該事案について報告するとともに、速やかに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
4　保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、当該調査内容を副総括保護管理者及び部局等保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合は、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5　副総括保護管理者は、前項の規定により報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括保護責任者、総括保護管理者及び町長に速やかに報告しなければならない。
(法令等の違反に対する厳正な対処)
第38条　町は、職員が法令又は内部規定等に違反する行為を確認した場合は、法令又は内部規定等に基づき厳正に対処するものとする。
(事案の再発防止措置)
第39条　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、その内容を副総括保護管理者及び部局等保護管理者に報告しなければならない。
2　総括保護管理者及び副総括保護管理者は、実施機関及び実施機関以外の機関における事案発生状況を分析し、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。
3　漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、第37条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報法保護委員会による事案の把握等に協力する。
(公表等)
第40条　総括保護管理者は、第37条に規定する事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第10章　監査及び点検の実施
(監査)
第41条　総括保護管理者は、個人情報等の適正な取扱い並びに番号法、個人情報保護法その他の関係法令、条例、規則等及びこの規程の遵守状況について、定期及び臨時に副総括保護管理者に監査(外部監査を含む。)を行わせ、その結果を総括保護責任者に報告する。
2　保護管理者及び職員は、前項の監査の実施に協力しなければならない。
(点検)
第42条　保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を副総括保護管理者及び部局等保護管理者に報告しなければならない。
2　前項の場合において、副総括保護管理者は、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者及び総括保護管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第43条　総括保護責任者、総括保護管理者、副総括保護管理者、部局等保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の適切な管理のための措置について、監査又は自ら行う点検の結果を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要がある認めるときは、その見直し等の適切な措置を講じなければならない。
附　則
(施行期日)
1　この規程は、公布の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。
(準備行為)
2　この規程による個人情報等の管理のために必要な準備行為は、この規程の施行の前においても行うことができる。